Video in Webkonferenzen – sinnvolles Feature oder Spielerei?
"News disy Geschäftsbereich Communications - jetzt Lindenbaum GmbH"
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten nimmt das Interesse an telefonischen Meetings beträchtlich zu, da Kosten und Zeitaufwand gespart werden können. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – in Präsenz-Meetings gewinnen wir viele Informationen über unser Gegenüber aus dem visuellen Eindruck. Wie sinnvoll ist jedoch die Integration von Video-Übertragung in Telefon- und Webkonferenzen?
Highend Videokonferenzumgebungen der Oberklasse erzeugen eine fast perfekte Illusion persönlicher Anwesenheit, sind jedoch mit beträchtlichen Investitionen verbunden und daher häufig nur in weltweit agierenden Großunternehmen zu finden. Auch in kleinen und mittelständischen Firmen steigt das Interesse an virtuellen Meetings, meistens kommen hier Telefon- und Webkonferenzen auf der Basis von Software-Lösungen zum Einsatz. Zur Durchführung eines virtuellen Meetings mit integriertem Videobild ist lediglich ein Telefon und ein PC mit Internetanschluss plus eine handelsübliche Webcam erforderlich.
Um wirklich zu beurteilen, ob die Integration von Videoübertragung eine Webkonferenz sinnvoll bereichert, sind u. A. die Qualität der Videoübertragung, die Art des Meetings und nicht zuletzt die Anzahl der Teilnehmer von Bedeutung.
Die Qualität der übertragenen Videobilder hängt einerseits vom Modell und der Preisklasse der Kamera ab, andererseits von der Bandbreite der Internetverbindung der Teilnehmer. Recht häufig wird das Bild des Gegenübers in Artefakte aufgelöst übertragen, so dass ein „pixeliges“ und oft auch im Verhältnis zur Sprachübertragung zeitlich verzögertes Bild dargestellt wird. Das wirkt irritierend und gerade in einem ersten Meeting, in dem man sich auch darauf konzentriert das Gegenüber kennenzulernen, führt das nicht zum gewünschten Ergebnis. Ein weiterer Nachteil der Videoübertragung am PC entsteht aus der unterschiedlichen Position von Bildschirm und Webcam. Der Betrachter schaut auf den Bildschirm, die Webcam ist jedoch meist über oder seitlich des Bildschirms positioniert, so dass der Eindruck entsteht am Gegenüber vorbei oder auf sein Kinn zu schauen.
Bei großen Konferenzen mit vielen Teilnehmern macht es keinen Sinn, viele kleine Videobildchen darzustellen. Hier wäre mindestens eine Beschränkung auf den Konferenzleiter bzw. den aktuellen Sprecher sinnvoll. Die Leitung einer großen Telefon- und Webkonferenz fordert vom Konferenzleiter äußerste Konzentration auf der inhaltlichen Ebene und auf der Ebene der Konferenzsteuerung. Möchte dieser wirklich von allen Teilnehmern dabei beobachtet werden, wie er z.B. während dem Erläutern eines Sachverhaltes einen Konferenzteilnehmer wegen großer Hintergrundgeräusche stumm schaltet?
Es kommt bei Webkonferenzen auf die sinnvolle Übertragung von Informationen an, der Kontakt zwischen den Teilnehmern darf dabei nicht zu kurz kommen. Bei einer guten Gesprächsqualität übermittelt die menschliche Stimme am Telefon sehr genau die Befindlichkeit des Gesprächspartners. Häufig werden bei langfristigen Projekten am Anfang und zwischendurch immer wieder Präsenzmeetings durchgeführt, so dass ohnehin schon eine Vorstellung vom Gegenüber vorhanden ist. Um den wichtigen persönlichen Kontakt in einem ersten Meeting herzustellen, können z.B. Photos vom Konferenzleiter auf der ersten Folie einer Präsentation oder neben einer Präsentation als Standbild eingeblendete Videobilder eingesetzt werden. So wird das Auge des Betrachters nicht ständig abgelenkt.
Um die Informationen anschaulich zu übermitteln, können zusätzlich visuelle Komponenten wie Präsentationen oder Datenkonferenzen genutzt werden. Die Darstellung von z.B Excel-Tabellen mit Umsatzzahlen des vergangenen Geschäftsjahrs unterstützen eine Webkonferenz mit Investoren; in einer Vertriebs-Konferenz mit Interessenten können visuelle Produkt-Informationen und –Abbildungen zur Unterstützung des Verkaufsgesprächs eingesetzt werden.
Fazit: Viel wichtiger als die Integration von Videobildern erweist sich die Usability von Telefon- und Webkonferenz-Produkten. Eine einfache Handhabung, die Konzentration auf das Wesentliche während der Konferenz und eine intelligente Kombination von Präsenz- und virtuellen Meetings sind die wesentlichen Faktoren für eine erfolgreiche Nutzung und damit eine tatsächliche Einsparung von Kosten und Zeit.
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